1
START YOUR DAY WITH A priority LIST
Lists are always a good idea. Everyday, I create a list of the most crucial items that need to get done within a workday. I always try to do this the night before so that I wake up already knowing what’s on deck. Making this list at the end of the day gives me peace of mind. It lets me unwind and decompress because I know that I’m organized before going to sleep. I’ll fall asleep easy because I know that I can hit the ground running in the AM.
The number of to-dos can vary.There are plenty of productivity/time management articles that will tell you to always write down a certain number (often 6 or 7), but I think it’s silly to fixate on that. Your list is unique to you and your job. just try to strike a balance between pushing yourself to get the most out of your day, and being realistic about what you can reasonably accomplish. You don’t want your list to become discouraging because it’s too overwhelming. For me, this list most often varies between five and ten items.
I always organize my list with the most crucial or hardest things first.This works wonders for motivation. a lot more on this below, but checking off the scary things first makes every subsequent task seem easier and a lot more manageable.
2
TIME BLOCKING and CALENDARIZING
Time blocking and calendarizing are arguably the two most critically crucial time management strategies for me.
With time blocking, you give all tasks and activities dedicated, uninterrupted blocks of time so that you achieve them efficiently.
You’ll understand this if you’ve ever taken an hour to write a simple email because you keep getting interrupted by other things. give yourself a dedicated block of time for each item on your list. Then, during that dedicated time, only focus on completing that one task.
For me, that even includes a 15 minute chunk in the morning and afternoon to check my texts. then another chunk of time to check the news. I’ve found that one of the biggest game-changers here is time blocking emails. I don’t check my emails as they come in throughout the day. Instead, I give myself a block of time in the morning and in the afternoon to read and respond to emails. everything that comes in during the interim has to wait. Of course, if a particularly urgent email comes in at another time, my assistant knows to alert me to those types of emergencies.
Once you come up with a list of tasks and the dedicated chunks of time needed to achieve them, it’s time to put everything into your calendar.
Not just the “big things” that involve other people (like meetings, calls, etc.), but also the “solo” projects and even the small, mundane tasks. email correspondence, invoice processing, going to the gym, checking your bank statements, etc. If it’s on your calendar with dedicated time, (a) you’ll actually get to it and (b) you won’t be in a constant mental whirlwind of “wait what else was I supposed to do this afternoon?” Designating time frames for tasks ensures they’ll be completed, and not simply fall off the list.
When it comes to structuring your day and organizing your calendar, think about when you’re most productive.
I’m most productive in the mornings, so I like to get my “solo” work projects knocked out first. These are the items at the top of my priority list, and they’re usually what I’d consider the “hardest.” As the day wears on and I get tired, that’s when I love to do meetings, calls, etc. because talking to people energizes me. So, when my own natural energy is diminishing, I get external stimulation from those activities which provides a pick-me-up.
3
ELIMINATE DISTRACTIONS
We all know how easy it is to get distracted or fall down an instagram rabbit hole. So you have to build in safeguards against that. İSadece gün boyunca telefon bildirimlerini kapatmakla kalmaz, aynı zamanda telefonumu sürekli olarak uçak moduna çeviririm, bu yüzden ekrana bakıp listelenen bildirimlerin bir barajını görmek için bir cazibe yoktur.
Takım yönetimi ve iletişim de verimli olmalıdır. Takım yönetimi ve iletişim hakkında tüm bir yazı yazabilirim. Yine de burada, meslektaşlarınıza zaman engelleme, takvimleme ve bildirimleri kapatarak en iyi çalıştığınızı bildirmenin iyi olduğunu belirtmek gerekir, böylece ekip beklentilerini başarılı bir şekilde yönetirsiniz. Gününüzü nasıl yapılandırdığınızı biliyorlarsa, sizi kesintiye uğratmamayı ve (a) daha sonraya kadar soruları tutmayı veya (b) size sorular vb. Gönderecekler, ancak zamana kadar bir yanıt beklemeyeceklerdir. Günün ilerleyen saatlerinde tahsis ettin.
Tabii ki, bu her zaman mümkün veya pratik değildir. Her zaman acil bir şeyin gelişeceği günler vardır ve rutininizden atlayamayacağınız ve zamana duyarlı bir şeyi ele alamayacağınız kadar katı olamazsınız. Ancak, kesintilerin% 90’ının gerçekten zamana duyarlı olmadığını gördüm. Bu sadece bir meslektaşının o zaman aklında olan bir şey veya başka bir görevin ortasındayken rastgele gelen bir e -posta. Gerçek acil sorunların% 10’u için esnek olun ve bunlara hitap edin, ancak bu yöntemleri izlerseniz, çalışma haftanızın diğer% 90’ında hayatınızın ve zamanınızın kontrolünü yeniden kazandığınızı göreceksiniz.
4
Temiz kalın ve organize
Bu açık görünüyor, ama çok çalışmam gereken bir şey. Doğal olarak, mükemmel bir şekilde tertemiz bir ev veya çalışma alanına sahip olmaktan doğuştan mutluluk ve memnuniyet bulan biri değilim. Marie Kondo/Monica Geller değilim ve eğlenceli bir Cumartesi fikrim bir etiket üreticisi veya konteyner mağazasına bir gezi içermiyor.
Buna çalışmalıyım ve bilinçli bir çaba sarf etmek zorundayım. Kuruluşun sadece zihinsel netlik ve üretkenlik için değil, aynı zamanda zaman yönetimi için ne kadar önemli olduğunu öğrendim. Lise, kolej vb. . Bir şeyi organize bir şekilde koymak 30 saniye sürer, ancak her şey kargaşa içinde olduğunda evinizi veya ofisinizi aramak 30 dakika (veya daha fazla!) Alır. Bir şey koymak istemediğinizde bunu hatırlayın.
Bu zaman yönetimi ipuçları yararlı mı?
Genel olarak, bunlar zamanınızı ve üretkenliğinizi kontrol altında hissetmek için günlük olarak yapabileceğiniz gerçekten olumlu değişikliklerdir. Her gün mükemmel olmayacağını kabul edin ve yapılacak bir öğeyi kaçırırsanız veya zaman engellemenizden kaçarsanız cesaret kırılmaya gerek yoktur.
Yapılması gereken kritik önemli şey, bu ipuçlarını bir çerçeve olarak kullanmak ve bu alışkanlıkları oluşturmaya başlamaktır. Sorunsuz bir şekilde gitmese bile, hala başka türlü olduğundan çok daha iyi olacaksınız. Zamanla, çok daha fazla kontrole sahip olduğunuzu hissetmeye başlayacaksınız. Kendinize çok fazla baskı yapmayın, çünkü bu yararlı olması anlamına gelir. Tüm sistemden vazgeçtiğiniz noktaya kadar bu konuda “başarısız olduğunuzu” asla hissetmemelisiniz. Her seferinde bir adım, her seferinde bir gün geçirin ve yaptığınız için mutlu olacaksınız.
